摘要：随着计算机在企业中的广泛应用，无纸化办公越来越深入人心。办公自动化，不仅可以节省资源，更是能够简化工作流程，使工作变得轻松高效。鉴于此，公司决定成立项目开发小组开发低值易耗品及办公用品管理系统。该系统的成功运行，将给公司内部各单位领料员和物资发放管理员带来极大的方便。通过该系统，各单位领料员可以在其本单位计算机上提交领料计划申请，并随时跟踪所提交计划申请的执行进度情况，当执行状态显示为‘已购买’时，就可直接去领料，不需要老打电话询问是否可以领料了，节省了时间，也节省了电话开支，采购员可根据提前上报的申请计划量进行定量购买，实现零库存。这样使领料的整个流程更加顺畅。大大减少了领料员和物资发放管理员的工作量，提高了工作效率。该项目是采用功能强大的POWERBUILDE作为开发工具，后台采用目前最为流行的ORACLE数据库开发而成。整个系统划分为：系统管理、计划管理、出入库管理、统计分析、代码维护五大功能模块。本论文意在浅谈一下公司低值易耗品及办公用品管理系统的开发心得，以及该系统正式运行后的切身体会。
关键词：无纸化办公；零库存；服务器；ORACLE数据库；统计报表；低值易耗品及办公用品管理系统
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 06-0000-02
港口企业不断壮大为更实现高目标，企业领导人为在岗的每一位职工提出了更高的要求。为了能够更好的提高工作效率，同时达到降低成本的目的，公司领导提出了无纸化办公方案，通过应用管理系统，来简化工作流程，从而提高工作效率，同时实现低值易耗品及办公用品的零库存计划，最大限度的控制支出成本。应上级领导要求，我们成立了公司低值易耗品及办公用品管理系统开发项目小组，开始该项目的调研、开发工作。
一、公司低值易耗品及办公用品管理系统的开发过程
（一）业务流程调研分析
一个系统开发的是否成功，前期调研工作是起决定性作用的。在这个阶段，要搞清楚用户的各种需求，使要开发的系统从无到形成一个概念化的模型。为了了解业务流程，我们多次到设施总务部，跟相关人员沟通，从编程角度引导他们将需求提供给我们，回到办公室便将了解的笔录，进行整理，深入分析，用了一个月的时间将用户的需求落实到电子文档里，绘制了低值易耗品及办公用品管理系统的E-R图。
（二）《需求规格说明书》的编写与确认
项目组成员根据业务流程调研情况，决定将低值易耗品及办公用品管理系统分为系统管理、计划管理、出入库管理、统计查询、代码维护五大功能模块。我们将各模块在系统中的意义，设计所需字段值，所需要实现的功能以及感觉还存在的问题，整理到一起，完成了用户需求规格说明书制定。当所存在的问题一并得到解决后，由各用户单位的相关人员确认，签字，盖章。最终完成了低值易耗品及办公用品管理系统《需求规格说明书》的确认。
（三）项目详细设计
《需求规格说明书》确认完毕后，就进入了项目详细设计阶段，在此阶段，要对系统中各个功能模块的操作界面做详细的设计，一个好的系统不是仅仅把用户所需的功能都实现了就可以的，还要做到操作界面美观，控件设计的合理，可以使操作变得简单快捷，从而提高用户的工作效率，这些都是程序员必须考虑的。项目详细设计就是将机械性的东西变得人性化。经过这一阶段，就可以进入项目代码编写阶段了。
（四）项目代码实现
这一阶段的主要任务是将总结出来的详细设计变为计算机能够识别的机器语言。这正是程序员的工作本质。在此我不得不说，编程是一个非常严谨，逻辑思维超强的工作，一个字母的大小写错误，或者一个标点符号的错误都会导致程序无法运行，一个算法写的是否逻辑性高，直接影响系统运行的速度。一个优秀的程序员必须要具备超强的逻辑思维和严谨的工作态度。开发经验对程序员来说是很重要的，但创新精神更是必不可少的。程序员的工作不是一项重复性的工作而是一项需要不断补充新知识的工作。每一个新项目的开发，都会遇到一些新问题，这就需要程序员用新知识新思路来解决这些问题。经过项目组成员共同努力，用了近一个月的时间最终完成了低值易耗品及办公用品的代码编写工作。
（五）系统安装调试、试运行
项目开发完成了，接下来的工作就是安装调试，对用户进行使用培训了，整个项目从业务流程调研到上机试运行，历经了三个月的时间。
二、低值易耗品及办公用品管理系统在工作中的应用
前面已经提到低值易耗品及办公用品管理系统实现了系统管理、计划管理、出入库管理、统计分析、代码维护五大功能模块。下面就来详细论述一下，各管理模块在工作中的具体应用。
（一）系统管理模块
系统管理模块包括：用户授权管理、权限分配、版本控制、系统角色维护等子模块。对不同角色可以分配不同的权限，这样可以加强系统中数据的安全性，也易于操作员的管理。
（二）计划管理模块
计划管理模块包括：领料计划申请、领料计划审批、各单位计划额度表、临时领料计划申请、临时领料计划审批、计划执行进度、计划采购单生成等子模块。领料计划申请，具有领料计划的录入、删除、保存、检索、打印等功能主要是各单位在此模块向设施总务部提交正常的领料计划申请；领料计划审批，显示未审批的领料计划申请单，审批员对提交的申请计划进行审批，各单位计划额度表，记录各单位各年度的计划额度金额和各月份的计划额度金额；临时领料计划申请，主要是各单位在此模块向设施总务部提交临时领料计划申请；临时领料计划审批，显示未审批的临时领料计划申请单，审批员对提交的申请计划进行审批，保证在特殊情况下能够满足各单位需求；计划执行进度，在此模块可以查看提交的计划申请的执行进度情况，采购计划生成，根据各单位提交的计划申请需求，生成采购计划，方便采购员按需求量采购。
（三）出入库管理模块
出入库管理模块包括：入库单（办公费支出明细帐）、出库单（领料单）等子模块。入库管理，将每种用品的名称、单价、数量、金额、支出单位，收款单位，发票日期，等基本信息都存到数据库中，方便今后的查询调用；出库管理，各单位领料员来领料时，根据单据号直接将领料到调出，无需像以前那样手工记录，方便操作，大大提高了工作效率。
（四）统计查询模块
统计查询模块包括：待领物资清单、行政费用考核月报表、各单位易耗品领用台帐、办公费支出明细帐（低值易耗品）、领料计划申请查询、领料计划审批查询、各单位计划额度表查询、临时领料计划申请查询、临时领料计划审批查询、计划执行进度查询、计划采购单生成查询等子模块。待领物资清单，可以查看提交了申请并可以领料了但还没有领料的物资清单，行政费用考核月报表，该报表可以自动生成，无需操作员再手工编制，各单位易耗品领用台帐，办公费支出明细帐等功能。
（五）代码维护模块
代码维护模块包括：单位代码表、用品名称代码表、收款单位代码表等子模块。单位代码表、用品名称代码表、收款单位代码表等代码表的维护工作。下面就来谈谈使用低值易耗品及办公用品管理系统的切身体会。
三、低值易耗品及办公用品管理系统给工作带来便利
该系统是根据公司低值易耗品及办公用品发放体系需求而设计开发的。设计核心是简化工作流程，提高工作效率，降低工作成本。设计目的是完成上机申请、审批，按需购买，实现公司低值易耗品及办公用品的零库存管理。低值易耗品及办公用品管理系统正式运行给工作带来的便利主要体现在以下几个方面：
（一）联网申请审批，实现零库存
各单位领料员可以在本单位提交领料申请，设施总务部审批员在计算机上直接审批，并根据各单位申请情况进行采购，实现买所需，零库存。
（二）省时省力
各单位领料员可以在系统中随时跟踪所提交领料申请的执行进度情况，当执行状态为‘已购买’时，便可去领料，不必在电话询问，节省电话开支。
（三）报表自动生成
各种报表可在系统中自动生成，无需审批员手工编制，如需要哪个时间段内的采购或支出详单，只需选择好时间，一点‘生成’即可，大大降低了审批员的工作量，有效的提高了工作效率。
（四）急需急领
单位特殊情况下的急需用品可通过临时领料计划模块申请购买，保证了各单位在特殊情况下的正常使用。
（五）规范化
低值易耗品及办公用品管理系统，为领料管理工作提供了一套规范化的操作流程，把人为因素对图书管理工作产生的影响降低到最低程度，使领料管理更加规范化。
（六）易存储、便查询
领料申请情况、审批情况、购买情况、领用情况都可以长期保存在数据库中，数据统计快捷，查询功能强大，操作简单、方便。数据由专门人员负责日常维护，数据安全性高，不易丢失、损坏，便于今后对历史数据的查询。
四、总结
综上所述，低值易耗品及办公用品管理系统开发运行完善了低值易耗品及办公用品的领料管理体系。使低值易耗品及办公用品管理由手工记录转为计算机管理，各单位领料情况在联合港埠公司范围内得到了共享，各种报表由系统自动生成，大大减轻了领料管理人员的工作量，提高了工作效率。特别是各单位领料员可以在网上提交领料计划申请功能，使采购员可根据各单位需求定量采购，实现零库存管理，有效的控制了低值易耗品及办公用品的发放，节约了成本。低值易耗品及办公用品管理系统是领料制度执行中必不可少的应用系统，体现了计算机技术在企业中的重要意义。
参考文献：
[1]王行言.Oracle数据库应用开发基础[M].北京:清华大学出版社,2003,9
[2]郭兴成.PowerBuilder 9.0实用教程[M].北京:科学出版社,2003
[3]于静林,刘红.办公自动化系统的分析与开发[J].信息技术,2001,4