合同签订不规范
在缺乏正式的采购合约的情况下，仅凭历史采购记录便与绝大部分供应商持续业务往来，一方面，无法准确确定供货商的资格与实际履行能力，有些大宗采购的供应商的注册资本也只有几万元，货物的质量、供给能力都容易让人产生质疑。另一方面，双方对物资采购的质量、交货时间、合同价款、付款方式、争议解决方式等必要条款都没有正式的条文进行规定，医院对货物质量验收的标准无从依据，对供应商送货的及时性也无从考察，出现问题后对双方责任难以界定，导致医院处于被动的局面，利益得不到保护。另外，绝大部分的物资都是先送货入库，事后补签合同，造成合同管理混乱。
三、加强医院物资采购的内部控制
1、健全内部控制制度和采购流程
有效的内部控制为医院开展各项工作奠定了基础，更保证了医院能够健康长久的发展。医院应根据自身实际情况在遵守国家法律法规的基础上，建立一套具体、详细、科学的内部控制制度。通过一整套健全合理有效的操作规范和程序，对医院各环节的经营事项和相关人员的经济行为进行控制和约束，并严格按照规章制度实施，避免出现脱离制度办事的现象。经梳理后的采购流程如图1所示。
2、提高采购人员的综合素质
在医院物资采购的整个过程中，采购人员起着至关重要的作用，因为他是采购的实际实施者。因此，一要用医院的各种制度来约束采购人员的行为，避免采购中常见的暗箱操作和弄虚作假行为给医院带来的损失。二要通过开展业务培训来提高采购人员的专业能力，如为经办人员开办相应的法律或者管理课程。三要定期轮换采购岗位，由此可以对前任工作中可能存在的弊端和差错进行揭示。四要注重专业能力对考核采购员的重要性，有效防范人为欺诈和损公利私的行为在采购中发生。
3、加强库存物资的预算控制
医院应遵循统筹兼顾、突出重点的原则，细化到科室、项目和岗位，采购部门对各科室根据实际需要而制定的申购计划进行汇总后，制定出采购计划与相应预算，为避免过于粗糙的预算编制，或者出现预算金额过高或过低的情况，该预算还需要有较强的可操作性和科学性，同时还需防止编制和执行不相符的情况发生。
要严格控制预算金额。综合平衡汇总预算金额后，由预算管理办公室汇报给医院预算管理领导组进行审核批准，并严格按照批准后的预算金额执行有关物资采购的支出。如果要修改预算，必须按审批权限批准后，才能对原有的预算进行追加或调整。医院要经常检查物资采购预算的执行情况，及时反馈预算执行差异的原因，做出比较和分析后采取改进措施。
4、规范招标采购流程
招标委员会在医院物资采购的过程中扮演着重要的角色，因此建立健全招标委员会和采购相关制度至关重要。医院应成立招标委员会和招标管理办公室，规范物资招标采购的流程，并明确招标委员会成员、相应的职责和权限和监督程序；及时学习并更新政府的各项采购政策，结合医院采购物资的实际情况，熟知医院各种物资应用的采购方式。
5、合理选择供应商和采购方式
在供应商的选择程序上，尽量保证选择过程的公开透明、公平合理及公正严明，并坚持质量、价格、交付与服务并重的原则。广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，根据不少于三家供货商的报价、货物品质、服务内容等进行评选；涉及到金额大、数量多的重要物资，由招标办公室实行招标采购，而不是各科室自行选择。
对于政府采购范畴的，在政府采购范围内的供应商中进行选择，并经价格、质量、服务等方面多加比较后，最终选定采购供应商。归属于非政府采购范畴的，则由医院内自行采购。不同种类的物资的采购方式不同，医院可通过合理的采购方式来确定最优惠的采购价格，保证供应商选择的公开、公正、公平。首先，公开竞争招标。对于大宗材料采购，则以公开竞争招标的方式相互比较供货商的价格。由市场供求关系确定采购定价，采购员多联系几家供应商（三家或者三家以上），并提交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料供医院详细研究，在保证质量的前提下，争取以批量进货换取折扣的价格政策。其次，常规采购。对于周期性的经常采购的物资耗材，与信誉和配合能力好的供应商签订长期合同。选择合作诚实且信誉好的供应商，不仅对供货质量有所保证，还可以对交货期进行预定，从而保持持续的大量订单，得到付款及价格等方面的优惠。最后，最低价格采购。采购员应先对市场行情进行详细的调查，这样才可以在价格确定前以最低的价格取得最优质的材料。为避免中间商的多层加价，所有采购都应听取多家供应商（三家或三家以上）的报价，并在财务处认可后，比较核实医院现有价格，应尽可能寻找直接生产厂家为供应商。医院在比价的同时不应降低对质量的要求，使总体材料的采购尽可能实现“物美价廉”，并公示被采用的供应商，保证招标的公开透明。
为保证医院供应渠道相对稳定，必须加强对全院供应商的管理。采购供应部需完整保存以往合格供应商的评估资料，每年调整供应商，定期评估其经营状况、技术、生产能力、物资交期、服务水平等关键指标。为方便考评供应商是否具备相应的资质，就要全面掌握医院供应商的所有情况，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案，将与医院有经常性业务往来的供应商划分为重要供应商，只有偶发性或临时性业务发生的供应商划分为一般供应商。同时，医院还应对经常采购的物资进行详细的市场调查，淘汰质量与服务较差、送货不及时的供货商，与优秀的供应商建立长期的合作关系。
6、加强合同管理
采购合同是规定医院和供应商双方权利义务的法定文件，是在出现纠纷时维护医院权益的基本文件。医院采购供应部应在法律部门的帮助下制定出各类采购范本合同，如设备采购合同、医用耗材、办公用品采购合同等，通过这种方式规避合同条款上的风险。无论是长期合作的供应商还是偶有合作的供应商，采购供应部都应根据采购的物资类型使用范本合同，明确规定双方的权利义务、送货时间、付款方式、争议解决方式等。在合同签订的过程中，应重点关注合同的付款方式、价款的组成，确认无误后，经科室主任、主管领导审批后，送审计部门审计，审核无误后，正式签订合同。以此来考量供应商的服务，可降低事后发生争议的风险，保证物资采购合规有序的进行，保障医院的合法权益。
总之，物资采购是医院运营成本的重要组成部分，它为医院顺利开展医疗活动提供了保证。随着社会的发展，医院对外采购的物资越来越多，支出金额也越来越大。因此，改进和加强医院物资采购的内部控制，对于规范医疗秩序、控制不合理医疗费用、保障医院物资使用质量、提高对外采购资金的使用效益，均起着至关重要的作用。
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（责任编辑：张琼芳）