摘要:教育部的《教育管理信息化标准》中就明确地指出总务管理信息化是高校教育信息化建设中的重要组成部分,它是指高校总务管理部门通过对内部管理体制和运行机制的改革,增强自我完善、自我发展的能力,将高校后勤的服务逐步融入到社会服务的体系中,在学校主管部门的主导下,充分依托高校校园网的力量,积极利用社会的资源,不断扩大服务范围,提高服务质量,为高等教育改革、发展与稳定提供与之相适应的、优质高效的后勤服务。本课题就是在这样的环境和条件下,提出了一套解决方案——依靠校园网建立和强化总务管理信息化,提高总务管理的服务效率。
关键词:总务管理;信息化;网络化
中图分类号:G434文献标识码:A文章编号:1009-8631(2009)12-0086-02
高校总务管理开展信息化建设既是高校总务部门适应时代需求,加强自身内部管理建设的必经之路,也是面向师生员工,加强交流沟通,提高服务品质的必然要求。
目前,高校总务部门在利用信息化管理的手段上还比较落后。随着高校逐年扩招,学生人数越来越多,对吃、住、后勤物业服务保障要求也越来越高。同时,校区基础设施也在不断增加,总务管理服务内容和范围也在不断扩大,这就要求我们总务部门在提供服务保障的管理模式和方法也要适应这一新形式的变化。提高总务管理队伍素质建设和服务意识,有效地利用网络化、现代化管理手段是势在必行,只有这样才可能更好地保证学生和教职员工的正常学习和生活。在进入数字和网络时代后,人们的思想观念和意识也在不断更新,尤其是外部的市场环境,各种配套服务提供的方式在利用网络化的手段上日趋完善并呈现出多样化趋势。学生和老师对服务质量的要求也越来越高,作为总务管理部门来说如何有效提高管理水平和服务质量以满足新形式的需要是目前改革的一个主要问题。
教育部的《教育管理信息化标准》中就明确地指出总务管理信息化是高校教育信息化建设中的重要组成部分,它是指高校总务管理部门通过对内部管理体制和运行机制的改革,增强自我完善、自我发展的能力,将高校后勤的服务逐步融入到社会服务的体系中,在学校主管部门的主导下,充分依托高校校园网的力量,积极利用社会的资源,不断扩大服务范围,提高服务质量,为高等教育改革、发展与稳定提供与之相适应的、优质高效的后勤服务。
本课题就是在这样的环境和条件下,提出了一套解决方案——依靠校园网建立和强化总务管理信息化,提高总务管理的服务效率。本课题中的总务管理信息化的建设强调软件方面的研究与应用,相应的硬件支撑由校园网提供,主要研究了以下几个问题:
一、总务管理网站的建设,加强与外部的联系与沟通
南京理工大学总务管理处是代表学校行使后勤行政管理及服务保障的甲方职能部门,下设综合管理科、房产管理科、校区管理科、物业管理科、水电运行与计量中心,主要职能是代表学校制定后勤改革发展规划,编制校园环境、基础设施、住宅小区建设改造和年度大修计划并组织实施,负责对后勤各项服务保障工作进行管理、监督、检查和考核,负责校园环境、各类房屋、公用家具、住宅小区、水电运行的日常服务与管理工作。总务管理处全力以赴为学校的教学、科研工作提供有力的后勤保障,为全校的师生员工创造良好的工作、学习、生活环境并提供优质服务。
南京理工大学总务管理处于2002年起开始着手考虑网站建设的问题,于2003年设立了依附南京理工大学校园网的正式网站并试运行,于2005年6月设立独立网站并正式运行,进一步加强了与外部的联系与沟通。
(一)网页设计
首页是人们进入网站的门户,因此首页的风格设计要很独特,我们采用了动画来装饰首页,在首页上部闪烁跳动我们的工作宗旨“加强后勤管理,美化校园环境,保障教学科研,服务师生员工”,页面下侧是校园景观经典照片展放及总务动态、总务管理处简介,右侧是工作职责和规章制度以及荣誉相册和校园景观相册,正下方有工作流程、后勤简报、精彩回放、回音壁、总务意见信箱、后勤服务监督电话,页面使人对总务管理处有了初步的感性认识,给人温馨、亲切的感觉。
(二)功能模块
系统具有:岗位设置、工作职责、工作流程、规章制度、总务动态、后勤管理系统、后勤简报、回音壁、校园景观、荣誉相册等功能模块。
(三)网站开发技术
在设计本网站的过程中,主要使用的是Dreamweaver等网站设计工具。因为需要制作很多的网页素材,所以借助Firework或者是Photoshop等图形制作工具来设计出所需要的图片;为了使网页更加吸引人,Flash是必不可少的,我们使用Flash来实现动画的制作。为了进一步增加网站的互动功能,我们采用asp技术开发网站的bbs。
二、加强实体社区的自我管理和虚拟社区的组织管理,寻找两者的最佳结合点
所谓实体社区是指学生和教师在校园内生活的各项服务和设施,通过信息化建设过程强化学生和教师自我服务和自我管理的能力。所谓虚拟社区则是指因网络产生的诸如BBS或者其他类似虚拟空间等新的交往方式中,总务管理应该真正地参与到其中的建设中,以更好地发挥服务于高校其它各部门、教职工、学生的作用。如何在两者之间找到一个最佳的结合点是本课题研究的重点。
目前国内高校中的总务管理信息化的建设主要是围绕着办公自动化进行总务管理系统的建设,大多数高校的总务管理部门在高校网站中以网页的形式进行自我宣传,只有简单的部门、岗位等静态信息,与外部的交流和沟通几乎没有,这就削减了总务管理部门作为后勤集团与高校其它各部门、教职工、学生之间的联系纽带的作用。
BBS是时下非常流行的一种交流方式,目前一些部门在其网站中也运用了BBS手段建立互动的新模式,并取得了初步的成效。南京理工大学总务管理处自2005年6月起也开启了电子信箱以外的BBS论坛——回音壁,这为提高管理工作效率带来了好处,也给课题研究带来了便利和优势。
BBS应用到互动交流中一般分为2阶段:设立电子信箱、利用BBS开展互动,其中的第2阶段,由于BBS的互动性、无时间性、无地域性的特点,使得多方的管理与交流能很好地融合在一起,真正起到了相互了解、相互沟通、相互促进的作用。
虽然BBS中包含的总务意见信箱和回音壁等提供了众多的交流方式,为学生和家长、教师及管理者、管理部门间构建了交流思想、发表看法的平台。实践证明:管理者通过有计划、有目的地组织指导,检查落实就能够不断提高广大后勤管理工作者的管理水平,增强服务意识,从而促进各项工作的顺利开展,为师生员工提供更为优质的服务。
南京理工大学总务管理处网站的BBS——回音壁管理较为有效。具体做法为:
(一)及时收集回音壁上和后勤管理相关的意见、建议与实际需要,分类提供给管理者和分管科室。
(二)及时进行网络维护,删除无关广告信息,保证空间。
(三)及时研究并回复回音壁上的询问、意见和建议,实施互动的有效性。
根据近几年网络管理实践的内容,现提出有效管理BBS的方法
和对策:主要应从管理者、网络维护人员、师生员工等几方面进行。管理者要注重引导工作人员认识到网络维护工作应从“量”与“形”上的落实到迈向更高质量的落实的渐进,要创建新的网络管理评价体制,为各部门人员工作产生质的飞跃营造良好的外部条件。网络维护人员要及时为管理者收集、提供论坛上的信息意见和建议,管理者要仔细研究论坛上的意见、需要,师生员工要真正了解到BBS的有效作用。
三、总务管理业务的信息化和网络化
所谓进行总务处内部信息网的建设,就是采用计算机、信息技术、网络将各类管理信息进行集中处理,提高办公管理效率和质量,使总务内部的管理做到科学化、最优化。
南京理工大学总务管理处研发了后勤管理信息系统V1.0,系统上网IP地址为http://202.119.82.221,此系统是一套由南京理工大学总务管理处对各个后勤服务项目管理监督信息化的WEB应用软件。系统是基于微软最新的.NET技术和internet网络技术,采用WEB方式作为系统操作平台,避免普通局域网系统客户端软件安装和使用物理区域的局限性,充分利用校园网的资源优势,扩展系统使用的区域和层面。
(一)使用对象
系统使用人员层次分布为:总务管理处处级、总务管理处科级、总务管理处科员、后勤集团主管、各行业公司主管、各服务项目负责人共六个层次。
(二)设计思想
本系统主要以后勤各行业服务单位与总务管理处签订的服务协议为准则,细划出日常考核、年终考核、年度考核、服务经费等标准,系统登记日常巡查记录并发出整改通知,根据考核的结果参照考核标准,算出相应的奖惩费用,系统最基本的功能是进行检查和考核的数据记录和统计,同时在系统中实现日常办公信息的发布和文件的存储共享。
(三)功能模块
系统具有:首页、日常考核、年度考核、协议标准、文档中心、信息发布、系统管理等七个功能模块。
后勤管理信息系统V1.0的研发和使用,使得各类管理信息能采用计算机、信息技术、网络进行集中处理,进一步提高了办公管理效率和质量,初步实现了日常工作因此而变得简单、轻松而快捷的目标,使总务内部的管理做到科学化、最优化。同时校主管部门也可以通过该内部网及时了解到本部门的工作状况,不断加强指导和联系,实践效果很好。
总之,只有不断探索出新的总务管理模式,方可建立新型高校后勤服务保障体系。只有充分利用智能化、网络化等信息化手段改进工作方式和运作模式,方可跨越式提高高校后勤的管理水平和服务质量。“兵马未动,粮草先行”。只有拥有保持与高等教育快速发展同步的新型高校后勤,我国高等教育艰巨的改革使命才可能顺利完成。
参考文献:
[1]吴朝晖. 以幼儿园网站建设促家园共育有效性的研究,《南京理工大学学报》(19卷),2006.6.
[2]全国高等学校教育技术协作委员会编. 《现代教育技术研究与应用——教育信息化与创新人才培养》,2007.10.
作者简介:吴朝晖(1974-),女,江苏丹徒人,南京理工大学基建处科员。