【摘要】本文主要是对香港高等学校的行政管理体系进行概括性地介绍,在具体的分析中,引用了香港中文大学作为例子来说明。总的来说,香港高校的行政管理体系是很有特色的,一般都设有董事会、校长、校务委员会这些机构,具体的分工也是非常的细致,每个结构所对应的职责与问责制度是很清晰明了的。通过对这个行政管理体系的研究,可以让我们借鉴到一些好的管理方法。
【关键词】高等学校;行政管理;香港中文大学
香港高等学校的行政管理架构很不划一,就以大学及理工教育资助委员会辖下的几所大学和学院来说也是不一致的,资助委员会并没有对此作出统一的规定。不过,在差异当中也有许多共同点,如各院校均设有校董会,它是大学(学院)的最高权力和立法机构;又如各院校都设有权力相当广泛的教务委员会(或教务会),它是学校最高的教务决策机构,由院(学院)长出任委员会主席,教务长任委员会秘书。从院校的领导班子来看,院校的高级行政职员通常包括:监督、副监督、校长、副校长、司库、大学属下的各学院院长、研究院院长、教务长、秘书长、总务长(或由物业管理主任和财务主任二人士代替)、图书馆长、学生事务主任等。本文对香港高等学校的一般行政管理架构和它所具有的特色分析如下。
一、校董会、校长
校董会是学校的最高决策和权力机构,它掌握办学的方针政策,决定校长人选,聘任学校高级行政职员和教师,管理学校财产和财政,决定学校的重大事宜等。校董会的性质和任务在学校条例中有明确的规定。例如,香港中文大学条例第7条规定:“大学校董会——(a)是香港中文大学的管治及行政机构;(b)须管理和控制香港中文大学的事务、方针及职能;(c)须控制和管理香港中文大学的财产及财政事务,包括各成员书院的财产,但大学校董会就任何原有书院(这里指的是崇基书院、联合书院和新亚书院)或逸夫书院的任何不动产行使上述控制及管理权时,如没有有关书院的书院校董会事先同意,则不得更改任何该等财产的用途;(d)须为香港中文大学作出其认为适当的委任或聘任;(e)有权批准香港中文大学就认可课程所收取的费用;(f)须就香港中文大学印章的保管和使用作出规定”。在大学条例的附件《大学规程》中,还对校董会的权利和职责作了详细的规定。校董会开会不多,一般是每学年开三几次。在开会前七天,秘书长必须将会议通知书连同议程送到各校董和有关人士手中,以便有所准备。为便于开展工作,各校在校董会辖下都设立了若干委员会。
校(院)长是学校最高行政首长。校(院)长由校董会聘任,并授权他全面管理学校,他的任期和服务条件由校董会决定。中文大学规程中规定:“校长的职权如下:(a)有权及有责任就任何影响香港中文大学的政策、财政及行政的事宜,向大学校董会提供意见;(b)就维持香港中文大学的效率及良好秩序以及确保规程、校令及规例的妥善执行,向大学校董会全面负责;(c)如已着令任何学生暂时停学或将任何学生开出,则须于教务会举行下次回忆时向教务会报告;(d)有权委任一人在副校长、学院院长、系主任、秘书长、教务长、图书馆馆长或财务长的职位暗示悬空期间,或在担任任何上述职位的人暂时不在或暂无能力期间,履行该人的职能和职责;(e)有权在紧急情况下委任校外考试委员。”校(院)长的日常行政工作,是由其属下的若干委员会建议和推动的。大学的校长,每年都要出版一本《校长报告书》,学校将一年的进展工作系统的总结,外界可以从中了解到学校到的发展情况和各种数据,这实际上是检查校长每年工作实际的档案材料,也是校长接受外界监督的一种形式。
二、教务委员会
香港的大学,十分突出学校的学术性质,充分显示自己的最高学府的地位。从大学条例中可以看出,立法上,以校长为首的教务委员会(或称教务会)在学校工作运转中起着主导作用,它是学校最高的教务决策机构。学校的教学、科研活动和有关教务方面的事项,均由教务委员会来策划和统筹。大学条例规定,教务委员会的组成,除校长、副校长、教务长、各学院院长外,还有各学科的讲座教授、各系主任、教师代表、图书馆长等都是委员会的委员,其中教授占了70%以上,体现了内行的领导,“教授治校”的原则。教务长是委员会的秘书,负责执行委员会的决议和处理大量日常事务,是校长的左右手。
教务委员会的主要职权包括批准各项课程的开设,审核课程大纲、入学资格、颁授文凭或学位的标准程度,委任校内考试委员,向校董会推荐校外考试委员和叙聘委员会委员,拟定考试和评分制度及每年审核毕业生成绩等。例如,中文大学条例规定,教务委员会具有下列职权及职责:(a)推动香港中文大学成员从事研究工作;(b)规管各认可课程取录学生及该等学生修读该等课程的事宜,并在妥为顾及学生与各书院的意愿后,将学生编配予各书院;(c)指导和规管认可课程的授课及教学事宜,并举行香港中文大学的学位、文凭、证书及其他资格颁授的考试;(d)根据每一书院的院务委员会的意见而考虑为推行学生为本教学所需的措施,并考虑为推行学科为本教学所需的措施;(e)在有关学院作出报告后,订立规例以实施与认可课程及考试有关的规程及校令;(f)在有关学习的系务会作出报告后,委出校内考试委员;(g)在有关学系的系务会作出报告后,推荐校外考试委员以由大学校董会委任;(h)建议颁授学位(荣誉学位除外),并颁授文凭、证书及其他资格;(i)在符合捐赠人所订立并经大学校董会接纳的条件下,订定竞逐香港中文大学奖学金、助学金及奖项的时间、方式及条件,并颁发该等奖学金、助学金及奖项;(j)就所有教学职位的设立、取消或搁置向大学校董会作出建议,并在咨询有关书院的院务委员会(如已设立的话)后,就编配教师予该书院的事宜向大学校董会作出建议;(ja)编配教师予——(i)学院、学系及专业学院;及(ii)单位(如教务会认为就该等单位而言是适合的);(k)向大学董事会推荐校外专家出任续聘咨询委员会成员;等等。可见大学教务委员会(教务会)工作范围的广泛及其在学校工作中的重要地位。构成了除校董会、校长之外的主干行政管理体系。
三、行政机构的设置和运作
香港高等学校行政管理体系的一个特点是,每所院校在校董会之下,都设有许许多多的委员会,作为各级行政首长的咨询、决策机构。而行政机构(包括行政首长)只负责执行有关的委员会的议决及处理日常事务,从法定上说,他们并不拥有决策权。大学条例中规定,校长是学校的最高行政首长。除校长外,学校的高级行政人员包括:副校长(由教授兼任)、教务长、秘书长(或校务主任)、总务长(或财务主任和物业主任代替)、图书馆长、研究院院长、各学院院长、学生事务主任等。但学校的这些高级行政人员,任何一位都要向一定的委员会负责。这些委员会实际上是为相应的行政首长提供咨询,并协助行政首长共同作出决策的机构,决策后再由行政首长通过其下属办事机构去执行。例如校董会下的行政与计划委员会,它是校长任委员会主席,秘书长任委员会秘书;财务委员会,由司库任主席,总务长任秘书。又如教务委员会下设有若干个委员会,比较重要的有教务策划委员会,由校长任主席,教务长任秘书;校外进修课程委员会,校长任主席,校外进修课程部主任代表教务长人秘书;大学出版社委员会,校长任主席,出版社社长任秘书等。
这样的安排有着明显的特点,一是行政首长负责不等于个人独断专行,避免个人专断造成的决策失误。二是委员会通常由学校的教授和各部门负责任组成。他们熟悉学校工作的规律,在决策过程中可以充分听取他们的意见。三是行政首长在委员会决策后,便于组织其下属办事机构贯彻执行。
香港高等学校的行政机构设置,各校各不相同。本文选择香港中文大学为例来加以说明,因为香港中文大学历史较悠久,它的行政机构设置和运作比较成熟。
香港大学的主管人员指监督、副监督、校长、副校长、司库、各原有书院的及逸夫书院的院长、每一学院的院长、研究院院长、秘书长、教务长、图书馆馆长、财务长及其他特别决议指定为主管人员的人士。
在学校管理上香港中文大学有两套机构:一是大学委员会,大学董事会,下设各个层次各种职能和不同隶属关系的委员会,董事会下最高委员会叫大学校董会执行委员会、一直到书院学院都设有因各种工作需要的委员会。分工很细,不一一列出。 二是大学的行政管理机构,他们叫大学行政架构。这个行政机构分工很细,而且很有特点。大学最高行政管理机构是校董事会,该会由各方知名人士和政府官员等组成。设校长一人,校长直属的部门有:各书院院长,秘书长,财务长,教务长,大学辅导长,内部审核处高级主任。共有5位副校长,虽然他们之间没有明确标明其工作范围的职衔,但各人角色明确,并广为教职员所了解,所以他们的大致分工可以归结为三类,副校长1,我理解是抓学术的,它负责的是各学院院长、研究院院长、校外进修学院院长、大学通识教育主任、新雅中国语文研习所所长学能提升研究中心主任、大学出版社社长。副校长2,主要管辖的单位是:研究所所长、大学服务中心主任、人事处处长、电算机服务处处长咨迅服务处处长、国际交换计划处处长、学术交流处(国内部)主任、学术交流处(国际部)处长、科研及科技事务处主任、安全事务经理和服务工程师。副校长3,具体负责的有:大学图书馆馆长、校园发展处处长、物业管理处高级主任、大学保健处处长、行政事务处处长和校友事务处处长。与我们的设置与分工有很大的不同。用我们的思维和习惯审视这个工作分工很不好理解。机构不少,人员很多,其中也有较少重叠,但他们处理协调的很好。机构自己说了算,人员招聘的权限在手,没有我们的编制限制。去留设撤都是学校自己决定。
四、从香港中文大学的行政管理得出的结论
1.董事管理。香港的大学内部实行董事会制,校董事会为最高管理及执行机构,其成员三分之一以上由校外人士构成,校董事会可自行聘任或解聘校长,实行校董事会领导下的校长负责制,下设有校务会主管日常行政事务,如负责校内财政、房产、基建、设备及人事等。学校自主聘任教职员工,确定招生规模,控制课程内容与学术水准,自主确定研究计划以及自主分配与使用校内掌握的经费,政府不加干涉。香港沿用了西方惯常使用的教授治校的教学管理体制。实行教学、科研管理的是教务会,它是最高的教研组织机构,在全校的专家、教授中选举产生,代表全体教师对学校实行监督管理,极具权威性。下设有若干专门的小组委员会,负责实施教学、科研、学术交流、进修、出版等具体事务。
2.依法治校,推进民主管理。香港的高等教育不论是法律基础、框架还是管理模式、体制,不论是教育者的意识、观念还是依法治校、民主管理,其软硬件环境都是比较成熟和完善的。香港高校在管理上民主化程度高,各高校都注重吸收教职员工和学生参与到学校各专业委员会工作,分担校务,听取其关于学校教育教学以及各项管理政策的意见和建议,以改进管理工作,提高工作效率。例如在教学委员会中就设置了学生席位,保证学校决策反映学生的意志。
3.两套管理机构。一般有大学委员会的管理与院校的行政管理。大学委员会的成员组成是来自各个行政部门,能充分代表各个部门的意愿,形成的决策能更为大学同人所接受。另一个是院校的行政管理,这个管理系统对学校的具体运作非常有用,每个行政人员的职责与权利清晰明确,促进了高校的良好运行。
4.香港高校的主管人员的招聘、职责、权利与任期等等方面都做了明确的规定,并且这些主管人员对谁是负责,对谁是咨询,都是一目了然的。这种严格的等级问责制,可以提高工作效率,防止推卸责任,还有提高工作的积极性,明确自己的定位,才能在岗位上做好应尽的义务。
5.在香港中文大学,书院是中大不可分割的一部分,亦为中大独有的特色。在提供通识教育及生活上的照顾方面,书院扮演重要的角色。大学已建立良好的机制,以确保书院与大学的其他单位合作。例如学系的教师任教于书院开办的课程,可在每年考绩报告中得到嘉许。同样,若书院欲作出一项重要的基础建设投资,亦须先与大学行政部门商讨。虽然四所书院各有浓厚的特色,但能与大学的目标取得平衡,避免分裂。并且书院各自的特色对孕育强烈的归属感有关键性的作用,这对于促进校友间的联系非常重要。展望未来,中大须确保四所书院发展步伐相当,让隶属不同书院的学生能享有平等机会。
参考文献
[1]叶小媛.香港高等教育特色[J].观察高教,2007(2).
[2]李建超.香港高等教育和高校内部管理体制的特点与启示[J].中山大学学报(社会科学版),2006(1).
[3]雷强,吴福光等编.香港高等教育[M].广东高等教育出版社,1988.
[4]香港中文大学条例.
作者简介:赵雄燕(1985—),广东广州人,华南师范大学教育科学学院高等教育学专业硕士研究生,主要从事高等教育管理的研究工作。