团队理论对海关加工贸易监管作业改革的几点启示

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时间:

2022-02-25 09:54:51

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【摘要】当前海关加工贸易监管正在快速地发生变化。团队工作方式以其有效的合作在当今世界取得了广泛成功。文章论述了团队工作方式给加工贸易监管作业改革带来的几点启示。

【关键词】海关制度;加工贸易监管;团队理论

根据现代海关制度第二步发展战略的要求,从2004年起,海关加工贸易监管制度进行系统、全面的现代化改革。建立起与新形势相适应的监管作业制度是加工贸易监管改革的一项重要内容,也是海关提高监管效能的重要途径。本文在分析当前海关加工贸易监管具体环境以及监管作业制度遇到的挑战的基础上,试图引入团队理论,尝试思考团队理论对加工贸易监管作业改革的几点启示。

一、新形势下,现行加工贸易监管作业模式遇到的挑战

1.简单的任务分解方式难以完成日益复杂的加工贸易监管任务。根据现行作业模式,加工贸易监管任务被简单地分解为几个环节,并认为各个环节都能被高质量地完成。但事实上,在当前的环境下,这是难以做到的。因为每个岗位的加工贸易任务涉及到知识不仅仅是岗位技能,还需要大量的海关业务、国际贸易、国际物流、法律、企业管理、会计、信息管理、商品等多方面的知识,而且这些知识随时都在更新。任何一名关员想在同一时间内掌握如此多的知识都是非常困难的。

2.人力资源紧缺和与人力资源浪费并存。加工贸易的快速增长、任务的日益复杂、不断提高的把关服务要求决定了人力资源需求的快速增长,但是,监管人员不可能持续、大幅度地增加。因此,在监管制度改革完成之前,人力资源紧缺的状况难以改变。另一方面,在现行作业模式下,加工贸易内部却存在着大量简单的重复劳动。

3. 单一的作业模式难以发挥关员才能以应对多样性的任务。在现行作业模式下,不论企业的资信程度、合同的金额和数量以及商品的复杂程度,海关都执行几乎相同的操作程序。从海关角度,灵活配置管理资源的空间不大。从企业角度,没有得到守法便利的利益,更没有选择公共产品的自由。另一方面,单一、标准的作业模式也限制了关员才能的发挥。因为关员只被要求按照标准的操作规范工作,各个关员只发挥了岗位需要的那部分才能,而没有发挥全部才能。

二、团队与团队理论简介

(一)团队与团队理论简介

团队,又称工作团队。著名美国管理学家斯蒂芬·P·罗宾斯对它是这样定义的:“工作团队是一种为了实现某一目标而有相互协作的个体组成的正式群体。” 以团队为基础的工作方式,最早出现在20世纪60年代的日本企业。七八十年代,在全世界范围内,越来越多的企业试行了团队。在20世纪70年代末80年代初西方发达国家兴起的新公共管理运动中,一些国家的改革者把团队工作方式引入了公共管理部门。在环境日益复杂、飞速变化的今天,团队工作乃是管理学界广泛推崇的工作方式之一。据报道,当今世界500强企业没有一家没有运用团队工作方式的。乔·凯兹恩巴赫和道格拉斯·史密斯在《团队的智慧》一书中精辟地把团队特征概括为:“共同的奋斗目标;团队成员的个人成功要依靠团队其他成员;一致认可的行动策略;团队成员的知识与技能互为补充;人数较少,通常少于20人。”

(二)团队工作的优点

第一,促进员工的职业发展。在团队合作的过程中,成员与其他成员一起分享信息和观点,可以学到其他成员的知识和技能。同时,还可以提高成员沟通、交际和合作的能力。

第二,提高成员的工作满意度。这可以用亚伯拉罕·马斯洛的需要层次理论做出很好的解释。该理论认为,每个人都有五种层次的需要:从低到高分别是生理需要、安全需要、社会需要、尊重需要和自我实现需要。马斯洛认为,前两种是较低级的需要,主要从外部使人得到满足;前两种是较高级的需要,主要从内部使人得到满足。在团队工作中,个人可以得到成长与锻炼;成员间在沟通、交流和合作过程中,可以建立了良好的人际关系;个人的付出和贡献不但转换为团队成果,而且可以得到大家的认可与欣赏。这些都可以提高个人社会需要、尊重需要和自我实现需要的满足程度。

第三,发挥“1+1>2”的协同增效,提高组织能力。团队通过加强组织的内部联系,把互补的技能和经验带到一起,这些技能和经验超过了团队中任何个人的技能和和经验。团队中的人们不仅对自己的工作负责,而且也对其他成员和整个集体负责。因此,团队具有较强的灵活性和弹性以及强大的能力,应对的新环境挑战。

第四,提高决策质量。一方面,在团队中,成员们对自己的工作高度负责,管理者很少花时间监督下属的工作,可以节省大量的时间用于决策的思考。另一方面,由于团队成员全面、广泛地参与决策,决策人员可以汇集更准确、更充分的信息和更多的方案。因此,决策的可行性、准确性都大大提高。

第五,提高组织绩效。决策质量的提高、成员的技能发展和高满意度、才能的有效发挥,组织目标内化为成员的责任等因素都促进了组织绩效的提高。例如,美国的TRW公司在运用团队工作方式之后每个员工总销售额提高了179%。西方发达国家的实践也证明,公共部门在恰当地运用团队工作之后,任务完成得更彻底、更有效率。

三、团队理论对加工贸易监管作业改革的几点启示

启示一:合作力建设是提高加工贸易监管效能的重要途径。

团队工作的成功关键在于有效的合作——成员们为了实现共同进行的高效协同合作。大量的理论研究和实践证明:在飞速发展、高度不确定、竞争日益激烈的今天,有效合作已成为高效组织的关键性因素。正如斯蒂芬·P·罗宾斯所说:“个人作为独立英雄的时代已经结束了。高效组织的关键在于高效的合作。”美国资深组织研究专家苏珊·G·科恩也一针见血地指出:“有效地一同工作——进行合作——是获得竞争性优势的关键所在。”

高绩效的加工贸易监管不仅需要优秀的行政管理人才和现场执法人才,还需要有效的合作。遗憾的是,在现行作业模式下,各个级别的人员既没有被授权合作,也没有被要求合作,只被要求对自己的岗位和管理范围高度负责。人们既没有合作的职责,也没有合作的动力。因此,无论是水平的还是垂直的、组织之内的还是组织之外的、专业领域内的还是跨专业领域的合作都被不恰当地阻碍了。这是现行监管作业模式的弊端。提高加工贸易监管效能需要消除群体和个体之间不恰当的障碍、减少不必要的重复劳动、充分发挥海关人员的才能、发挥合作的协同增效。这些都需要有效的合作。因此,合作力建设是提高加工贸易监管效能的重要途径。

启示二:恰当的授权和职责分配是有效合作的前提。

海关关员是国家公务员,只能在法定的权力范围内履行工作职责。任何超出法定权限的工作都是无效的。因此,有效合作的前提是授权合作。在作业分工上,可以考虑把“因岗设人”、“因人设岗”和“因人设事”结合起来。即同一个岗位可以授权给多人;根据专业知识和岗位技能的不同,个人可以接受多个岗位的授权;根据任务的不同特点,行政管理人员把任务分配给适合的有权限的人员承担。例如,一份加工贸易合同的合同备案、中期核查、合同核销等各个环节可以交由相同的两个人负责,这可以减少重复查看单证的简单劳动。在职责承担上,可以考虑从以个人为责任单元转变为以个人、集体为双重责任单元。这样可以增强关员之间目标的一致性,增强成员之间合作的意愿和动力。

启示三:有效合作需要善于驾驭合作的行政管理人员和善于合作现场执法人员。

有效合作需要善于驾驭合作的行政管理人员,这可以用管理职能理论加以分析。对于驾驭合作的管理者,管理职能有所不同。在计划职能方面,管理者制定计划和决策更开放、更民主,鼓励下属全面、广泛地参与。这样不但汇集更充分的信息和众人的智慧,提高监管决策的有效性;而且使决策容易得到下属的深入了理解和认同,便于合作的开展。在组织职能方面,管理者需要更深刻地了解下属、更深刻地理解监管任务,这样才能把不同的任务交由适合的下属去完成,提高监管质量。在领导职能方面,管理者要掌握分权和集权的规律,适度分权;善于与下属沟通,善于管理下属间的沟通,善于鼓励和处理合作中的建设性冲突;善于有效地激励下属。在控制职能方面,管理者的控制方式要从个人集中控制向成员分散控制转变。

有效合作也需要善于合作的执法人员。第一,执法人员要监管工作的整体角度看待问题,这可以增进成员间的理解,利于合作的开展,可以通过岗位交流等办法使执法人员具备这种能力;第二,执法人员要具备沟通和交流的技巧以及协作的能力;第三,在价值观层面,执法人员要有集体责任感和集体主义精神,不仅对自己的工作负责,还要对其他成员和集体负责,对整个监管任务负责。

启示四:以集体主义为核心内容的团队精神可以促进有效合作。

团队精神指是团队成员为了实现共同目标而协作的意愿和作风。团队精神的内涵包括团队合作的意识、团队士气和团队的凝聚力三个层次。优良的团队精神是高绩效团队的灵魂,是成功团队的特质,主要包括互信的氛围,高昂的工作积极性,高度的忠诚、归属感和集体责任感等内容,它的核心是集体主义精神。在加工贸易监管部门培育优良的团队精神,可以提高监管人员的工作满意度,促进合作的有效开展。

【参考文献】

[1][美]斯蒂芬·P·罗宾斯著,黄卫伟等译.管理学[M].中国人民大学出版社,1997.

[2][美]安尼玛丽·卡拉西洛著,于军译.团队建设[M].上海远东出版社,2002.

[3]Dean Tjosvold,等.团队组织模型[M].上海远东出版社,2003.

[4]迈克尔·贝尔雷等著,王晓玲等译.超越团队[M].华夏出版社,2005.

[5]章义伍.如何打造高绩效团队[M].北京大学出版社,2004.

【作者简介】李炳洁,男,浙江省温州海关办公室副主任科员,2006年6月南京大学公共管理专业研究生课程进修班结业。

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