【摘要】医院的政府采购项目档案如实记录着医院参与政府采购工作的全过程，它具有非常强的法律性、专业性和技术性。如何正确认识医院的政府采购项目档案、其管理方面存在哪些问题、解决办法有哪些是本文关注焦点，以供有关人员参考。
【关键词】医院;政府采购项目;档案
随着我国医疗卫生事业的快速发展，政府采购项目在医院建设项目中的地位越来越凸显。医院政府采购项目档案（以下简称“采购档案”）不仅如实记录着医院参与政府采购工作的全过程，还在竣工结算、监察审计、投诉处理及仲裁诉讼等方面发挥着重要作用，是防范采购风险、明确法律责任的重要保证。因此，科学化、规范化管理采购档案，积极开发利用采购档案信息资源，提高采购质量和采购资金的使用效率，是现代医院管理必不可少的手段之一，也是医院廉政建设的重要载体。
一、医院采购档案的基本内涵
（一）采购档案的定位。目前在我国，通常将档案按产生的领域分为文书档案、科技档案、专门档案和声像档案4大类。采购档案因其具有特殊性、单一性和同类文件数量多的特点，被归为专门档案。对于采购到的实体物品而言，采购档案只是其生命周期的前期环节。比如货物类物品，采购档案不会包括维修维护、报废处置等后期环节的内容。
（二）采购档案的内容。医院采购档案是指医院（或医院委托的采购代理机构）在政府采购活动中产生的、具有查考利用和保存价值的文字材料、图纸、声像及图表资料等，包括纸质、光盘、磁盘等不同媒质载体的各类记录，时间跨度从使用科室提出采购申请（计划）开始，到采购物品验收入库结束。部分采购档案还包括验收后、使用过程中因质量、资金支付等原因产生的纠纷资料。对此，《中华人民共和国政府采购法》第四十二条对采购档案的具体内容作了明确规定：包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他文件、资料。
二、医院采购档案特点分析
（一）档案材料来源众多。围绕医院正常运行需要的医疗业务、行政管理和后勤支撑服务，医院参与到政府采购活动中的主体内容比较多，来源广泛。根据《政府采购品目分类目录》的分类，大致有以下方面：1.货物类：医疗设备器械、医用耗材、药品、总务办公物资、车辆等。2.工程类：基建工程、信息网络工程、视频监控工程等。3.服务类：医疗责任保险、高精尖和大型医疗设备的运行维护保养、信息系统软件及其运行维护保养、保安服务、保洁服务、洗涤服务、消毒供应服务等。部分复杂的项目会涉及2—3个类目，如医用电梯采购项目既有货物类（医用电梯）、又有工程类（电梯井基建改造），需要根据采购主体所占比重来确定分类，或者分项目采购。
（二）档案内容具有系统性、保密性。1.系统性：采购档案是围绕在一个独立的采购活动中形成的真实历史记录，档案内容是密切联系的有机整体，它具有不可分割的系统性。同时，在一定条件下可以修订、补充，始终与客观对象保持一致。比如，某新建医院工程，其招标之初的车辆门禁系统是按“停车取卡式”的门禁系统予以招标，随着项目的实施和时间的推移，医院要求变更为至少采用射频识别技术的“智能车牌识别停车场系统”，这就需要对标书予以变更设计，在原有档案存储的信息后进行必要的补充更新。2.保密性：采购价格、开标前评标专家组成员的确定等内容是保密的，无论在保管還是利用工作中都要注意。
（三）档案管理部门分散。为了更好地推进政府采购工作，各家医院纷纷设置了政府采购项目管理工作委员会并下设采购办公室。但由于人员配备等原因，采购办公室只能负责常规性的设备、总务物资采购，对于专业性较强的采购需求往往还是由各个职能部门负责。比如，药品采购由药剂科负责、智慧医院信息系统采购由信息科负责、基建项目由基建办负责等。
三、存在问题
（一）采购档案整理方面目前尚无行业规范。继2003年
《中华人民共和国政府采购法》对应当保存的采购文件做出了统一要求之后，各地纷纷制定出相应的政府采购项目档案管理办法或暂行办法予以丰富完善。但由于没有明确规定采购档案的分类标准和整理方法，目前仍存在一些盲区和争议。比如在分类标准上，是按采购对象（货物、工程、服务）、按采购方式（邀请招标、竞争性谈判、单一来源等），还是按采购资金来源（预算内资金、预算外资金）分类。
（二）保管期划分方面尚需细化。《中华人民共和国政府采购法》对采购文件的保存期限做出了明确规定（从采购结束之日起至少保存15年），但在具体的工作中不能一概而论。如基础建设项目档案，其保存期限一般为永久。非中标（成交）供应商的采购响应文件，其保存期限一般要求从采购结束之日起不少于5年。医疗设备档案的保存期限主要根据设备的使用寿命来判定，一般为10年或30年，但大型医疗设备如CT、核磁共振仪等，其采购金额往往上千万元，是医院的大事，也是廉政建设关注的焦点，采购档案保存期限定为30年还是永久有待商榷。
（三）档案管理人员的业务素质有待提高。许多医院从事采购档案管理的人员并非科班出身，多数是从医疗行业或财务等专业转行而来，既不熟悉政府采购方面的法律法规，又缺乏档案管理业务知识，收集的资料往往不全，或者已收集的资料中重份现象严重、资料不规范等，不仅给组卷归档带来困难，还为以后查阅利用档案留下隐患。廉政建设方面，从事采购工作的科室都是重点岗位，其负责人应当定期轮岗，新任的科室负责人又要重新学习采购方面和档案方面的政策与知识。
（四）医院对采购档案的重视和管理不够。医院领导多将主要精力和管理重点放在医疗、继教、科研、教学等方面，对于采购工作，只要能够合法、及时地采购到需用的物资便可，往往忽视采购档案在减少采购风险、解决投诉法律纠纷中发挥的巨大作用。目前，许多医院并没有将采购档案进行规范化和制度化管理，没有设置专职的采购档案管理人员。另一方面，由于医院内部负责实施采购工作的部门分散，导致采购档案分散归档，再加上制度的不完善，很难保证采购档案收集、整理和组卷归档的质量。
（五）政府采购项目档案的开发利用不足。实际工作中，一个采购项目结束后，相关人员往往将采购档案置诸高阁，最多当下一次采购同类物品时再拿出来翻看一下价格而已，不再有其他的做法和想法。其实一套完整的采购档案不能止于历史记载，采购人员还应该通过档案挖掘出全面、客观的统计数据，以总结经验，提高采购资金的使用效率，维护医院利益。比如西门子64排CT仪，理论上1台仪器会使用很多支球管，1支原装进口球管的市场价格通常是几十万到一百万人民币不等。如何在不同时期都能采购到性价比最优的产品呢？这就需要医学影像科、设备科、采购科和医院领导将历次球管的档案数据（购买周期、购买价格、安装时间、运行寿命、运行周期等）结合市场动态管理机制的信息，进行详细的调研和准确地预判，保证正在使用的球管即将到期时能成功采购回1支新球管，并及时安装使用。既不超前购买让资金闲置，又不滞后购买让机器闲置。
四、解决对策
（一）实事求是、依据所采何物的使用性质判定保管期限，就高不就低，适当划长保存期。面对每年都会产生的、为数不少的采购档案，档案工作者们不能等待行规制定后再实施整理。结合近年的工作情况，建议的对策如下：1.分类标准方面，按照采购方式分类，制定出符合医院实际的“政府采购项目档案分类方案（分类表）”和“政府采购项目档案保管期限表”，并定期修改。2.保管期限划分方面，遵循“稻草定律”，即根据所采何物来划分保管期限，最低不得少于15年。3.充分利用卷内备考表。由于一个采购项目通常会采购多个物品，并且不一定都是一次性采购成功，因此要充分利用卷内备考表，做好卷宗说明。
（二）加强政策宣传，增强政府采购项目档案管理意识。医院政府采购工作的持续稳定发展离不开采购档案管理工作的强力支持。采购部门和采购档案管理部门要充分认识采购档案的重要性，加强对《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规的宣传、学习，增强依法归档、依法治档意识，把档案管理的各项要求自觉落实到政府采购的各个环节。
（三）修订完善档案管理制度。政府采购工作是一项法律性、专业性、技术性很强的工作，在多年的实践中已形成了一套专门的理论、原则、技术和方法。医院采购档案管理制度是指导医院政府采购工作的重要政策和依据，采购档案管理制度中需要明确各个职能部门（含医院委托的招标代理机构）的责任和义务，明确归档的内容、时间和管理人员等，所有的操作流程都需要按照相关的规定进行。针对重点岗位负责人定期轮岗的实际，特别要完善和严格执行档案收集制度、查阅利用制度和移交制度等。
（四）加强人员素质建设，构建专业的人才队伍。1.岗前培训，重点学习《中华人民共和国政府采购法》和各省制定的政府采购项目档案管理办法或暂行办法，不仅强化法制理念，还让采购相关人员在进入工作之初就能清楚地知晓需要收集的资料和大致保管期限。2.档案学基础培训，重点培养采购档案相关人员的系统性、条理性思维能力和组卷归档能力。3.交流互动。在医院综合档案室管理人员的主导下，负责实施采购的各科室档案管理人员应经常互动，共同探讨交流、学习提高，不仅保证档案资料能够及时快速归档，还要保证归档质量。
（五）逐步实现政府采购项目档案管理信息化。为了更好地服务于医疗业务临床一线工作，从而更好地服务于广大病员群众，医院的政府采购工作需要充分利用先进的信息技术和网络技术来完善管理流程和方式，提高管理效率，以保证采购工作从立项到归档的整个过程实现数字化、智能化管理。
五、结束语
医院政府采购工作顺应时代发展潮流而产生，采购档案是采购工作开展情况的历史见证。医院必须建立完善的政府采购项目档案管理制度，不断提高采购档案管理人员素质，同时积极利用现代化的管理手段来提高采购档案的业务水准，从而促进采购工作的顺利开展，推动医院的健康快速发展。
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