内部控制在三甲医院现代管理中的应用

党团工作 |

时间:

2021-10-12 09:47:20

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摘要:三甲医院内部控制制度的建设与完善,在现代医院管理中对其业务活动、经济活动实行过程监督、控制及考核,对于风险识别、风险预警、风险管控、风险处置等都具有指导作用,最终使医院能够在良性循环中对风险进行防范,达到提高经济效益与社会效益的目的。

关键词:内部控制制度 三甲医院 现代管理 风险控制

医院内部控制是指依照法律和国家各项政策、方针和规章制度。以制度建设、内部牵制、分级授权等措施.对医院各部门的经济及医疗业务相关活动所实行的监督、控制和考核,以达到预防风险、防漏除弊、提高经济效益和社会效益的目的。其本质是防范风险。提高效益。

三级甲等医院是我国现行医院评级中的最高等级。代表了一个地区医疗技术、管理水平、服务能力的最高水平。一般都具有高级技术和学术人才密集、设备和物资种类繁多、经费使用量大、内部流程复杂、环节多等共同特征。同时也意味着容易出现管理漏洞、发生管理风险。随着公立医院改革的深入推进,人才流动性更强,倒逼公立医院人力成本不断攀升,同时由于药品零差率政策带来的有效收入下降,致使公立医院面临运营成本不断攀升和盈利能力不断受到挤压的双重压力。特别是在当前新时期背景下,识别并防范风险,以规范运营来降低成本,以流程优化和系统管理来提升效率和执行力,尤其是在保证发展动力的同时防止系统性管理风险发生成为三甲医院各级管理者不得不面对的重大课题。因此。利用内部控制原理,建立健全内部控制制度,并实施行之有效的内部控制。达到增收降耗控风险在医院现代管理中具有积极的现实意义。

一、建立良好的内部控利环境是开展内控的基础

(一)领导层高度重视并带头践行内控制度

内控工作是“一把手”工程,其机构设置、人员配备、流程设计、组织实施都与“一把手”支持力度密不可分。尤其是在实施过程中,单位领导层尤其是“一把手”是否带头践行。是内控工作能否顺利开展的关键因素。例如我们医院在公务出差报销制度中规定了乘坐动车只能报销二等车票。超支部分自费,院长出差乘坐了一等车票,财务部门在费用审核中照例核减了超支部分

(二)建立健全的法人治理结构是重点

按照公立医院改革的要求,建立符合现代医院管理的决策、执行、监督相互分工、相互制衡的法人治理结构,制定医院章程,明确理事会、监事会、院务会的权利义务和议事规则,形成决策、执行、监督相互制衡的权力运行机制。在此基础上制定符合“三权”分离原则的内部控制制度,方能充分发挥内控的约束、管控职能。将内控向更广域、更深入推进。

(三)管理者的道德价值观

现代管理注重企业文化及其在价值观导向上的重要作用,管理者的价值取向既受制于组织的管理理念又影响着组织的管理理念,一方面,在组织中,管理者作为组织中的成员,其价值观从属于整个组织管理理念,这是组织目标的客观要求。另一方面,管理者作为管理主体,其价值观左右着组织管理理念的确立。管理者的价值观通过命令链传递到下属人员。由此影响到下属人员决策处理权的范围。当每一层级决策都朝向由更高管理层所制定的源于价值观目标时,管理者个人價值观就对组织管理理念产生影响,进而影响组织中的职工、病人、供应商等利益相关者的利益。从而让各利益相关方感知组织的道德价值观,影响组织社会责任的履行。管理者的道德价值观是怎么影响到组织的内控环境呢?管理者将其道德价值观通过制定组织对职工的激励和约束制度,即组织对职工的各种行为给予奖励或惩罚,符合制度规范的(包括内控制度规范)给予奖励,不符合的给予惩罚。从而营造遵章守纪的内部环境,最终实现员工个人与组织形成同质价值观。

(四)始终把质量作为第一要务

中国缺少百年老店的原因是多方面的,但有很重要的一个原因是很多企业老板只追求眼前利益,将短期利益最大化,为片面追求降低成本,生产商不惜制假,销售商不惜售假,服务商不惜降低服务品质,法律法规也没有对制假、售假者以足够的惩戒,一致其犯规的成本太低,虽然年年运动式的打假不断,但制假售假者仍前仆后继。医院的服务对象是人的身体,承受着病人的生命之托,医疗质量永远是医院发展之本,生存之基,没有质量的基石,医院就成为无源之水无本之木,必将被市场所抛弃。

(五)充分发挥内部审计的监督作用

华为总裁任正非有一次去日本出差,公司内审部门在其报销的费用中发现有酒店的洗衣费,审计部就找到任正非,对不起得退回来,退回来后还得写检讨。

(六)崇尚优秀的组织文化

内控环境的优劣,重中之重是崇尚什么样的组织文化。一个始终秉承诚信为本的企业不一定都会做大做强。但一个天天算计着用“地沟油”赚黑心钱的企业是肯定不会成为跨国企业的。纵观华为、海尔、联想这一批在国内国际都有影响力的企业,其成长史无不与优秀的企业文化密不可分,华为崇尚“以客户为中心,以奋斗者为本,长期坚持艰苦奋斗”,海尔的企业文化核心是创新,联想企业文化倡导的是“以人为本,客户至上”。由此可见,无论是强调诚信、还是明确提出客户就是中心,客户至上,亦或是创新,其实质无疑都是将客户视为生存之本。

二、识别风险是内部控制的前提

(一)将内控原则根植于所有制度建设和流程设计中

单位不仅仅是要建立内控制度的制度,而且要在所有的制度中都要贯彻内控的原则和理念,不仅是经济管理制度,也包括业务管理制度。比如在工程维修管理中。我们在制度中就规定了从发起维修申请到支付维修款项的工作流程:首先由使用科室提出申请,总务科接到申请后提出维修方案和工程预算(5万元以上的维修需要由第三方公司编制工程预算).在报分管院领导审核后,公开挂网采购确定维修公司,签订合同由法律、财务、审计部门会签。竣工由使用科室、总务、财务、审计共同验收并由审计部门出具审计报告后才能支付维修款。

(二)人员的胜任能力是基础

人是做一切事的实施者。让适合的人做适合他做的事,让专业的人做专业的事,是每个组织有效运作的基础。尤其是在三甲医院这种专业技术很强、内部分工相对较细的组织。医学、护理学、药学、财务、统计、设备、工程、院感、保健等专业学科量多且专业性极强。这种情况既为内部控制提供了良好的基础条件,但如果各专业岗位人员配备出现不专业或缺乏责任心.内部控制实施的有效性就会大打折扣。我们分别在财务、审计、医务、护理、药学等管理部门配备了专业管理人员,部门负责人都是在该领域的专家型人才,不但十分熟悉本部门工作流程和风险防控点。也能不断发现其他部门的风险点及其对组织和本部门的风险影响。因此,一把手领导要有利用内控识别、化解系统性风险的红线意识,通过有效的组织领导,不给系统性风险滋生的土壤。分管副职院领导要有管控分管领域关键风险的前瞻意识和能力。将重大风险化解于萌芽阶段。部门负责人要有主动识别、预防部门风险的具体措施,善于在经营管理过程中不断发现和解决本部门结构性问题和风险。部门工作人员要有时刻预防风险的强烈意识,将经手的每笔业务都以监督者的角度重新审视有无违法违规违纪的嫌疑,善于角色互换,善于换位思考和处理问题。

三、内部控制的主要措施

(一)建立不相容岗位分离是所有岗位设置应遵循的根本原则

西方组织管理学认为.人天生是自私的、懒惰的、贪婪的。正因为单个的个人与生俱来的自私、贪婪、惰怠,所以,当这些个体的人组成一个组织的时候。不可避免地会造成组织犯错、舞弊和惰怠。站在风控实施者或者监督者的角度思考和看待这个问题,得出的结论是每个人及其所处的岗位都有犯错、舞弊的可能。因此对于一个单位来说,风险无处不在,内部控制应是全员覆盖,全业务流程覆盖,组织中每个人既是控制者又是被控制者,控制与被控制互相交织形成一张严密的内控网络,像蛛网触一发而动全身,是内控达到的最高境界。而不应有基于人性本善的思维人为出现控制真空点。对于内控的组织者来说。在岗位设置时即秉承内控的原则,将不相容岗位和部门互相分离,由两个以上的人或部门实施是最有效的办法。如出纳与会计岗位分离,由2人或2人以上负责。是典型的在一个部门内部的不相容岗位分离。货物、工程及服务购买一般都是公立医院的重大事项,将需求申请、需求论证、采购、验收、使用交由不同部门实施,甚至由不同的副职院领导分管.是典型的不相容岗位在不同部门互相分离的措施,能够达到更好的内控效果。虽然有效率降低的风险。但相对于出现舞弊可能的风险。显然是利大于弊,而不应单纯以成本效益的借口假以否定。

(二)信息技术在现代内控中所起的重要作用及面临的新挑战

1.充分发挥HIS等系统在业务系统中的控制作用.控制系统本身的引发的新风险。

医院的HIS、LIS、PACS等业务信息系统是维持医院运转的基础系统,已经渗透到业务工作中的方方面面。是医务人员使用最多的信息化工具。通过对现有医疗业务流程的优化和再造,极大的方便了病人就医和医务人员的工作,减轻了医务人员的工作负荷。提高了工作效率。但风险同样不可忽视。比如信息系统对电源和网络稳定性和可靠性高度依赖,一旦供电出现问题,如果没有可靠的备用方案,就会导致整个医院运行陷入瘫痪,医生不能用电子病历下医嘱、收费系统不能收费、药房不能发药、物资无法入库。因此,总务科需要提高自备电源的可靠性,信息科要对网络设施设备进行定期巡检、保证备份网络畅通、加强数据分级访问和写入控制,防范网络攻击,各使用科室要加强对使用人员管理。防范非工作人员接触和使用终端。

2.充分利用HRP系统在运营管理中的控制作用,提升执行力和应变能力,降低运营成本。通过整合新建或整合现有财务、预算、绩效、固定资产、物资、人力资源等子系统及其数据资源。产生统一、完整、准确、及时、可靠的运营数据资源,为决策提供更精准、更有效的依据。如果再辅以OA办公平台系统,通过对现有管理流程优化和再造,使内控更加有效、工作效率更高、成本更节约.将医院管理带入新的境界。比如在物资采供方面,通过上线供应商管理系统,将物资库房管理与供应商管理融合,将采购信息与供应商信息全部放在线上运行。既提高了工作效率,又提高了采购透明度,可以减少舞弊行为。通过将财务报销从线下搬到线上。将传统的人工审核交由信息系统根据预选设定的规则自动审核,将人工传递单据交由信息系统根据授权在线上自动传递,审批完成后自动进行会计账务处理、自动填制支付凭证,不但减少了各审批环节费时费力的负担,还能防止报人情账和人为失误给单位造成损失。

(三)建立第三方适时评价制度,控制缺陷。减少风险发生

由于大多数单位内控系统是自建的,由于自身视角、阅历、知识的局限性,会造成“不识庐山真面目。只缘身在此山中”的局限性。聘请第三方专业机构对单位层面的内控措施和实施效果进行客观公正的评价突破自身局限性、完善内控措施的、提升内控效果的有效方式。如专业会计师事务所、财务咨询公司、行業协会专家团队等机构和组织,能从不同视角,利用不同经验和专业素养审视现行内控措施的必要性、有效性,减少漏洞,减少舞弊发生的机会。

(四)建立定期报告与公示制度

将内控措施和实施效果定期向职工和社会公众公开,接受施工和公众监督,既是单位内控自信的表现,也能促使单位领导层持续关注和重视内控工作。不断完善内控措施,还能利用群众智慧,营造人人都参与内控工作的文化氛围,从而发现内控工作中的问题,补齐内控短板,最终实现整个医院内部控制的良性循环,达到经济效益与社会效益的双丰收。

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