如何克服高校资产管理中的弊端

党团工作 |

时间:

2021-10-23 09:49:53

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摘 要:本文针对目前高校资产管理中存在的问题,剖析其弊端,并给出解决问题的对策及措施。

关键词:高校 资产管理 问题 对策

财务管理是学校管理工作的重要组成部分,财务工作对教育事业维持与发展起着支撑和保障作用,其中加强资产管理又是重要的一环。

山东潍坊工程职业学院自从1978年建院以来,学院领导、财务处等部门一直对学院资产管理十分重视,并且根据上级的有关规定制定了相关的资产管理制度,在资产管理方面取得了较好的成绩,并被主管部门作为典型表彰过。但随着近几年办学规模的不断扩大和办学思路、办学形式的转变,原先的资产管理制度越来越不适应学院发展的需要,在实际执行中出现了不少漏洞,有的则损害了学院的利益,阻碍了学院的进一步发展。主要表现在以下两个方面。

1.固定资产管理

根据省教育厅的要求,我们学院的固定资产现实行的是三级管理,即:总管理员、分管理员和部门管理员。总管理员有财务处负责记总账,分管理员有教务处、总务处负责记明细账,并且按使用部门登记。部门管理员负责对本单位使用的固定资产进行登记和管理。由于对固定资产的管理没有专门的管理单位,特别是分管员-也就是对固定资产管理最重要的环节,即:教务处和总务处。由于工作人员是兼职,且变动频繁,所以业务方面不是很熟悉,有的在办理交接时交接清单也没有,账面记录不是很严肃。有些固定资产早已不存在,但账面还有,形成固定资产只增不减的局面,目前学院到底有多少固定资产不够准确。由于缺少专门的管理单位,各单位之间的固定资产不能统一调动使用,一边闲着不用,一边又去购买,造成重复购置、闲置等现象,也造成了不必要的浪费。

2.物资采购

近几年社会上一些不良风气有所抬头,比如在物资采购中,现在社会上比较流行的做法是:当客户谈定价格,买好物品后,开发票时会问你发票怎么开?这是相当大的一个诱惑,发票开高的余额就用现金返还,就可以作为个人的不当得利。而单独谈业务,尤其是大宗物品,猫腻更大,也更易出现问题。我单位也好,其他单位也好,都有过这方面的教训。为此,上级政府在财政部门成立了专门的政府采购中心,各单位大宗物品有政府采购中心统一采购,包括:电教设备、办公设备、煤、汽油、保险等。我们学院对物资采购虽也出台过相关的制度,每年的财务工作意见中也有专门的规定,由于缺少专门的管理部门,个别单位和个人没有完全按照学院的规定去做,在采购时只有自己部门个别人参加,形成透明度不够,有时同一物品,质量相同,不同单位到同一地点购买,价格却不同,虽然采购人员是尽职尽责,感觉问心无愧,但由于没有按学院要求去办,缺少监督,往往让人猜疑,就是当事人自己也难说清楚,况且有些已经给学院造成了一定的损失。这与当前学院的发展和财务管理是很不适应的。

针对上述几点,结合我们学院的实际情况提出如下拙见。

学院成立专门的固定资产管理部门——资产管理处。该部门配备3―4人,至少有一人懂得一定的会计知识。(1)职责:资产管理处负责固定资产从购进到报废的管理(从采购——管理——报废),也就是把教务和总务对教学设备、办公设备的管理集于一身,对学院的固定资产进行分类明细管理,对学院的固定资产进行统一调配。学院的固定资产同样形成了三级管理。即:财务处记总账,资产管理处记明细账、资产分类账,使用单位记保管账并对资产进行保管使用。这三级主要是以资产管理处为主,因为有专门的管理人员,工作任务就是对固定资产进行管理,责任就不能跟原来一样,要做到管理完善,制度健全,责任明确,要及时与财务和使用单位核实,要切实保证财务、资产管理处、使用单位三部门之间账账、账实相符。要每月核对一次,形成制度,从资产管理处账面上就能反映出某一单位的资产设备配备情况,以便在全院范围内统一调配使用。如果出现账实等不符,要随时查明原因,造成损失的可直接追究有关人员责任。(2)资产采购的程序:先由需要单位写出书面申请报资产管理处,资产管理外根据申请单位的现有资产配备情况作出决定:是否增加,如需增加,先尽量从其他部门调剂,如没有闲置的可调再由资产管理处确定购买的数量、价格等。在采购之前,资产管理处要做好市场调查,了解价格信息,包括品牌、规格、质量、型号、价格、货源及供应商的情况,必要时还要对供应商进行考察,了解生产流程、生产规模,厂方实力、管理水平、经营状况等。并与兄弟院校进行沟通,互通信息,为采购工作提供依据。然后根据具体情况,定期报经院长审批,一次购进5000元以下的,由资产管理处和相关使用单位人员参加,在5000元以上10000元以下要有纪委或审计人员参加,超过10000元必须公开招投标,从招标到定标由资产管理处组织纪委、财务、人员参加,使用单位不参加采购,只负责验收,使用部门在验收数量和质量的同时验收价格的合理性,起到了监督的作用,避免以前使用单位自己购买,价格高低、质量好坏自己说了算,无人监督。这种机制形成以后使学院现有的资产能够充分发挥其作用,不至于再发生有些单位闲着不用,而有些单位再去购买。这样,可以约束人的行为,可以避免金钱和物质的诱惑,可以抵御拜金主义、享乐主义等腐朽思想的腐蚀。(3)资产报废:各使用单位根据资产的使用情况,对有些确实不能再用的资产用书面形式报资产管理处,申请报废(每季度一次),由资产管理处进行核实(该资产的购置时间、进价、使用情况,如需报废有无残值等),再报相关领导审批,一次报废1000元以下的报分管院长审批,报废1000元以上的再报院长审批。通过以上措施,就能使学院在固定资产和物资管理方面形成一套完整的管理体系,使学院的发展步入一个良性循环的发展轨道之中。◆

作者简介:

钱加洋(1974-),潍坊工程职业学院财务处,高级会计师;

李志华(1975-),青州市偶园回族初级中学,本科学历。

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