日本的电子行政处于世界领先的地位，行政事物的便捷化使人们无论在时间、空间上都获得了前所未有的先机。日本政府有意利用IT化的发展来拉动产业振兴，促进地区经济腾飞，在这方面应该说是值得我们学习和参考的。
IT化的不断推进使政府服务机构产生了变化，自治体本身形成一个小政府， IT化的功效使服务更加优秀。
行政事务IT化提升便捷性
与地区住民息息相关的行政事务的IT化给普通市民带来了莫大的利益，现在不用特意跑到役所(日本的地区行政机构)。如证明、居民证等的申请在自家的PC机上即可办理，这种时空上的便捷性是前所未有的。总务省以8个市町村为试行地进行推广。由于窗口服务场地的节省，交通费用的节省，居民和相关企业节省费用已达到45亿日元，获得了空前的效益。另外，由于行政事务的人与人接触的特点，会造成许多看不见、难以言表的精神压力。而电子化使这些问题全部得到解决。以前要跑上好几个役所才能解决的问题现在只要一次即可办妥。行政IT化并不仅限于行政事务的电子化，它还有公开行政信息，促进市民参政等等潜在的巨大动力。同时，与利用率相对不频繁的行政事务相比，人气高得多的公共设施预约系统、电子图书馆及役所的关联设施等更加显出其方便快捷的公益性。
IT化带来了工作分配上的变革
行政组织的IT化使工作的具体内容和方式都发生了很大变化。如果没有这些变革，电子政务是不可能办到的。自治体职员的工作又发生了怎样的变化呢？首先是市役所及町役所的窗口服务，面向市民直接服务。其次是办公室的内部事务，包括企划案的确立、员工人事及薪金的发放等事务。
首先，对市民面对面地提供福利等服务的职员的具体工作内容发生了哪些变化呢？由于行政的电子化进程不断加快，使得由来已久的窗口化服务变得可有可无，规模正日益缩小；另一方面，从事社会福利维护等的公务员今后是否还要增加呢？确实，IT化的应用使得社会福利维护等工作变得效率化，今后的高龄社会中也许仍会保留许多无法应用IT内容的工作，诸如保健、个性化服务等。因此，如果说IT化使得社会福利及维护等的劳动力需求减少，那么与市民的直接接触对答式的服务增多了。
其次，内勤公务员的工作也发生了变化。首先是政策企划案中制订内容的公务员，在中央集权体制下，地方自治体的政策企划从未受到过如此的重视，由于分权制的形成，地方自治体在政策企划案的能力上有所提高。那么具体地说，制定政策企划案都要经过哪些程序呢？
最后，“总务”人员——综合业务为主的公务员工作内容变化。他们工作内容以薪金计算、出差费用的结算、政令等制做及职员福利等的综合业务为主。在这一领域内，IT化的可行性更强，税金薪金的计算都是用大型通用计算机来进行，在系统化进程的不断推进中，逐渐将出差前职员在课内向总务科长申报，再由总务科长签字盖章，这样一个程序演变为IT化一揽子进行，这种合理化的分配使工作效率大大提高。
根据以上的论述，由于IT化的普及，窗口服务及后台操作的公务员可相应大幅缩减，其结果是剩余的人员全部转入咨询中介等中层的服务机能中去。
中层办公室业务执务效率有突破
由于中层办公室强化了IT化的业务操作手段，人手分配不必占很大比重，对中层办公层本身的影响就很大，这包括文书类的电子化管理、数据库、基于PC机的高效率信息情报的收集、基于电子邮件的信息交流与通信，以及以这些知识为背景的知识智能的收集等为内容。例如：文书管理等的电子化使得纸张的使用大幅缩减，效率提升。
在这里，中层办公室的业务因IT化的企划立案手段的加入发生了哪些变化呢？
第一，信息情报收集变得容易，交流与通信进行得恰到好处，也就是说没有其他浪费现象。避免了企划部门闭门造车的现象。要制定政策先要收集民意。行政部门在情报的收集上往往最费时间。现在，这些专门收集情报的官员不用往企业和其他地方自治体跑，又出差又费钱，他们只要利用电子互联网的检索功能，就可很容易地解决问题，更有效率地利用互联网，使得开会的时间也省去了。
第二，由于导入了电子裁决，使得法律意识的决定变得更快，从起草文书到废弃文书这样的一个过程，可完全采用电子化来进行，起草文书的具体过程并无太大变化。
第三，文书管理的电子化也使得文书的内容数据化，大大提高了其利用价值。
其一，数据的电子保存媒介使其不存在磨损等物理的损失，可以反复循环使用。其二，文书管理的电子化也使空间得到了最大限度的节省。其三，文书保管的电子化也使得检索手段更加轻而易举。
如上所述，中层办公室的IT化，使得业务效率得到前所未有的提升，同时，也把所有员工从繁杂的事物中解放出来。
创造性工作的关键
然而，如果仅仅是从繁杂的事物中解放出来，这样来看待中层办公室的IT化还稍显不足，它的真正目的是要达到行政运作的高效率化，即时制订出针对地区居住民的适行政策。并且，以这些知识层的铺垫为背景，向市民提供真切的、人性化的咨询服务。因此，中层办公室的IT化是创造性工作能否成功的关键。
那么中层办公室IT化的哪一部分是和创造性工作相结合的呢？其代表性的事物莫过于以数据库为核心的智能管理的导入及应用。
智能管理简单地说就是知识和信息情报的结合，就是知识和信息结合起来产生的新的智能。每一个个人都可以使用各种工具创造出新的研发科目，在集团式的协议基础上创造出更复杂多样的科目，这样的独创与协创的结合，产生出许多在此基础上运营的公司。
要运营这些公司，就需要各种各样的手段，其中就包括数据库。众多的公务员就是在这一基盘上起草制订政策的。不是以任何一个人的观念为基础来讨论政策的内容，而是站在一个客观的角度上，以客观的数据与情报信息为依据来策定。
中层办公室的IT化要与行政事物的高度运营相结合，数据库的内容不能仅限为表面化的知识。数据库政策使地方自治体将与现有政策相关的信息情报全部数字化，面临新的课题时，公务员只须检索相应数据即可调出历年来所有相关数据的相关政策信息。这样的情报信息系统化使得公务员个人的知识蓄积能力极大提高，各种统计与法令的数字化、信息情报的公开化，使得公共政策的评价基准转变为“效率性”，以多元的价值观来评判政策，各种政策的分类也不再仅限于桌面上的空谈，政策的企划与执行过程也不再是单凭经验及潜在的知识，而是变换成具体的可操作的各种形态的检索及查询手段的具体应用。
服务形态革命性的 改变
为进一步发挥中层办公室IT化的威力，前台办公、中层办公、后台办公等工作分配上的变化，不仅仅是业务的变化。通过这两点，公务员自身的服务形态即发生了革命性的改变。
随着行政电子化的推进，公务员的工作内容也发生了相应变化。原来评论公务员的价值观是分为“辛勤肯干型”、“思考型”、“监督型”、“望闻问切型”等四种形态的公务员。
辛勤肯干型的公务员一般是从事福利保护和减灾等事物的公务员。从事计划生育等公务员也发生了相应变化，这一政策分类今后仍将需要大量人员。
其次是思考型的公务，这些人主要从事企划立案等为中心的业务。在中央集权的体制下，地方自治体的政策企划案，全部由中层办公室的机能完成，今后，由地方自治体完成的政策企划案将会增加。
第三种公务员是监督型的，负责监督行政规定的执行情况。今后，无论是政府还是地方自治体，都要将事前行政这种方式交由民间，由市民来监督检验各项行政政策是否得到贯彻执行。
最后，是望闻问切型的，也就是外勤公务员。这些公务员的职责是专到社区中，真正把握政策执行的可能性。
电子自治体的推进将公务员队伍分成了这四种类型，其中，属于中层办公室职责范围内的应该是企划立案员及外勤公务员。从政策上的考虑来看，在办公室办公和在自己家里办公几乎没有什么区别，只要是政策的企划案尽善尽美地完成。外勤公务员也不用每日到役所报到，只要在所辖的社区内真正进行深入的民意调查，切实掌握民情，找到新政策企划的依据，每三天来一次役所即可。
考虑到这此事情，今后民间部门推行的SOHO即小办公室、家庭办公室和公务员的中层办公室要更加极积地推进。从客观上来说，对公务员来讲SOHO的概念非常值得推广，虽然家庭办公的公务员的薪金相对降低，但是，可以进而导入柔性的工资政策。比如说，主要从事企划立案的公务员薪金相对降低后，可提高临时奖金等的福利，确保工作的机动性。也就是说IT化的推进，不会造成公务员无事可做。打破行政经费居高不下的瓶径，使公务员的工作样式多样化，更加细致入微地进行行政(咨询谈心服务的加强)工作。
随着IT化的推进，中层办公室效率提高，使得实施更加细致入微的行政内容成为可能。有人说IT化使工作变得枯燥无味，而且给人以冰冷的机械化的印象。其实不然，很少的一部分人就可以做到行政工作的细化以及提高咨询和谈心机能等。
为什么很少的人却能做好如此繁杂的工作呢？原因主要有以下几项：
第一，人员的有效配置。内部事物及窗口服务人员已不需要很多，多余出的内部人员可以转到其他部门去，社会福利、防灾、减灾，治安等部门现在是急需人力的部门。
第二，多余的公务员也可灵活地变成外勤公务员，可以复制出更多自治体，更多的“综合科室”更加积极地与社区市民建立互信关系，真正掌握民情民意，用行政手段解决社区居民的问题，走出办公室与社区居民和相关团体建立互信互助的情报沟通机制。
第三，随着中层办公室机构的电子化，行政机关变成了前所未有的知识情报机关，建立起行政机关与社区的良好信赖及互动关系。
最后，再来看细致入微的IT行政，就是要将居民每一个个人的网站主页都建立起来。各居住民的Home Page也可与各自相关联的内容连接，达到从未有过的信息高度互联。
日本的电子行政处于世界领先的地位，行政事物的便捷化使人们无论在时间、空间上都获得了前所未有的先机。日本政府有意利用IT化的发展来拉动产业振兴，促进地区经济腾飞，在这方面应该说是值得我们学习和参考的。