管好你的供应商

工作计划 |

时间:

2021-10-24 09:47:29

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近年来,作为教育装备的终端用户,学校时常反映供应商提供的货物质量下降、售后服务打折扣等现象,而作为教育装备的供应商则又抱怨采购的价格偏低、学校超常的服务需求等。教育装备管理部门被夹在这对矛盾之中,探寻着解决问题的办法。

在此背景之下,作为基层教育装备管理部门,我们为探讨供应商管理做了有益尝试,即采取问卷调查的形式,由11道单选题组成,内容涉及学校的“供应商管理现状”“对供应商的期望”等,问卷调查的对象是镇海区30多所中小学的总务主任,总务主任是我区教育装备政府采购的联络员,在教育装备项目的供求两端直接面对供应商,对供应商的管理拥有无可厚非的话语权。本次问卷调查发放共计35份,回收有效调查问卷35份。

中小学校供应商管理现状

1.一所学校通常要面对多少个教育装备项目供应商?

在调查中,25所学校选择了10家以下,有4所学校选择了20家以下,另6所学校对本校有多少供应商不清楚。这表明,一所学校通常要面对10家以下的供应商,但是仍有不少学校对本校的现有供应商的数量等情况不太清楚。学校的设备更新与维护离不开供应商,这也反映了我们需进一步加强对供应商的管理,使学校的教育装备工作保持高效益和高效率。

2.学校对供应商如何进行管理?

如表1所示,20%的学校是根据总务主任等教师个人工作经验对供应商进行管理的,另有20%的学校根据校领导指示管理,54.3%的学校对供应商进行了分类管理,只有5.7%的学校认为无需对供应商进行管理。

学校是否建立了相应的供应商管理数据库?如表2所示,近63%的学校对供应商的管理建立了详细的供应记录,说明学校的供应商的管理有一定的科学性,但仍有37.1%的学校对供应商的管理是依据经验的。

教育设备免不了要维修,学校对教育设备的维修又是如何应对的?绝大多数学校采用了书面登记或是电话通知的方式,只有个别学校采用了网上报修的方式。当教育设备超出学校自行维修的能力时,绝大多数学校会直接向供货的供应商联系保修,而不是向第三方专业维护服务机构报修。

综上所述,学校对供应商的管理已经逐渐从传统的依靠个人经验为主的方式,转向建立供应商管理数据库并进行详细记录的科学管理方式。随着信息技术的不断应用,新型的教育设备网络报修方式开始出现,但是其普及程度仍待提高。

3.中小学校对供应商的期望值有多高?

教育装备项目采购,学校最看中供应商提供的是什么?是质量、价格、服务……调查中发现,如图1所示,学校更看中的是供应商所提供的产品质量和售后服务,产品价格则处于非常次要的位置,而这与目前的教育装备项目政府采购以产品价格为主导的采购结果大相径庭。教育装备项目政府采购的不少矛盾焦点,可能就源于此。

在售后服务中,学校需要供应商提供怎样的服务?如图2所示,83%的学校希望供应商能定期到学校进行设备检修,14%的学校希望供应商能进行定期的电话回访,而只有3%的学校会主动联系该产品的售后服务网络。事实上,有多少供应商能做到如学校所希望的那样,定期到学校进行设备检修呢?很少!而供应商在一个地区的“生命力”则完全依赖于其良好的售后服务体系。随着新课程改革的逐步深入,教育信息化的快速发展,不少地区已经开始探索战略合作供应商的选择问题。

4.供应商的产品及服务状况。

众多的教育装备项目,哪些领域的供应商服务较好呢?根据调查显示,供应商提供的产品质量和售后服务相对较好的,存在于计算机领域,其次是多媒体液晶投影机等信息产品领域,而常规教学仪器的产品质量和售后服务最差。常规教学仪器的产品品种多、标准缺少,如何改善其产品质量和供应商的售后服务能力已经成为各级教育装备管理部门所关注的重要课题。

教育设备维修方式的选择

在教育设备售后服务方面,特别是超出保修期的设备,如何选择合适的维修方式?如表3所示,45.7%的学校认为最好的维修方式是“上交一定费用,由市、区装备管理部门的维修中心负责维修”,37.1%的学校则选择与原供应商继续签订售后服务条款,11.4%的学校建议把一类产品统一外包给一个供应商,只有5.7%的学校选择自行维修教育设备。

加强对供应商的资格审查,可以提高采购的质量。过去,我们通常会对供应商的生产厂房等工作环境进行考察,以加强对供应商的资格管理。调查中发现,目前,多数学校还是主要以咨询其他学校及教育装备业务管理部门的方式,来获取供应商的相关信息。

以上表明,各级教育装备管理部门对学校的教育装备工作影响很大,基层学校愿意从教育装备业务管理部门获得相关信息与指导,更希望其向学校提供有针对性的教育设备维护维修服务。

教育装备项目采购的市场化、公开化程度越来越高,这也给教育装备项目的供应商管理带来了一定的难度。如何加强供应商管理,提高教育教学设施设备的应用高效性,保障教育教学工作,是各级教育装备管理部门所关注的难题。从加强政府的宏观调控的角度研究政府采购供应商的管理,可将政府采购供应商的管理分为三个阶段,前期是对供应商的资格管理,中期是对供应商的评标管理,后期是对供应商的履约验收管理。对于教育装备管理部门来说,需要全面加强对供应商的管理。当前,重点应该是加强前期对供应商的资格管理,有效地防止不良供应商进入教育装备项目领域。对于基层学校来说,应该全方位参与对供应商的管理,但是重点在于后期的管理,从而有效地监督供应商的履约行为。

(作者单位:宁波市镇海区教育局教育条件装备站)

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